スプレッドシートは「オンラインツール」なので、簡単に複数人と共有することが可能です。
しかし簡単に共有できる
＝誰でもデータを編集出来てしまうと...
元のデータが
なくなってしまう
可能性も高いんですよね。
なんて事になりかねませんよね。
そこで共有データを「閲覧のみ」に制限することをオススメします。
追記：シートの共有から閲覧設定をすることが可能になりました
スプレッドシートを開いて右上の「共有」をクリック
STEP1. 一般的なアクセスから制限付きを選択
一般的なアクセス > 「制限付き」 を選択
過去の閲覧のみ設定について
今回はスプレッドシートを閲覧のみにする設定方法をご紹介していきます(^^)
スプレッドシートを閲覧のみに制限しよう！
スプレッドシートを閲覧のみに制限する時、
- 閲覧のみ
- 閲覧制限
とは最初の共有画面には表示されてないんです。
操作としては、チェックボックスに「✔」して終わりますので、安心してください。
スプレッドシートを閲覧のみに制限する設定
閲覧のみにする設定自体は全く難しくありません。目指すのはこの形↓
スプレッドシート閲覧制限の手順
スプレッドシート右上にある「共有」をクリック。
シートの中央に「他のユーザーと共有画面」が開くので下記手順で作業します。
- ユーザー
→共有相手のメールアドレスを入力します。 - メモを追加
→メール本文に反映されるメッセージを任意で入力出来ます。 - 送信ボタンをクリック
→①、②の入力が完了したらクリックします。
共有相手のメールアドレス入力は必須です。
するとシートの右上にある「共有」ボタンに"人物アイコン"が表示され、シートの共有が始まります。
しかしこのままでは共有しただけで編集されてしまうので、閲覧制限をかけます。もう一度「共有」ボタンをクリック。
「他のユーザーと共有画面」が開くので、「〜さんと共有しています」をクリック。
「共有設定画面」が開くので、共有相手の「ペン」アイコンをクリック（下図赤枠）
ペンアイコンをクリックするとプルダウンが表示されますので、「閲覧者」をクリック。
すると共有相手の「ペン」アイコンが「閲覧」アイコンに変わります。
次に「変更を保存」をクリック。
画面が切り替わるので「完了」をクリック。これで相手側のスプレッドシートを見てみると...
はい、見事にフリーメイソン「閲覧のみ」と表示されています♪
これで例え二日酔いの先輩に朝イチでスプレッドシートを共有しても、間違えて消されることはありません＼(^o^)／
オススメスプレッドシート行の色を交互に！たった3クリックで設定出来るよ！
まとめ：スプレッドシートを閲覧のみにしてデータを守ろう！
スプレッドシートを無事「閲覧のみ」に設定は出来ましたか？
まとめると
- 一度共有設定を行う
- 共有設定画面で共有相手を
「閲覧者」に定義する - フリーメイソンアイコンを
堪能する
という感じで
最後おかしい
共有設定を行う際「閲覧者」アイコンが表示されていて、最初から設定できれば楽チンなんですけどね。
とにかく作り込んだデータを謝って消されることのないよう、対処しておくことをオススメします。
